Comment l'EPS Barthélemy Durand a repris le contrôle sur l'inventaire de son parc matériel
50 sites, 1 600 personnels, un parc matériel réparti sur tout le territoire : pour un établissement psychiatrique public de cette taille, savoir précisément ce qu'on possède et où il se trouve est un vrai défi opérationnel. Voici comment l'EPS Barthélemy Durand a structuré son inventaire.
Le contexte
Un établissement public de santé mentale implanté dans l'Essonne, dont l'activité se répartit entre un site principal, des sites annexes et des centres médico-psychologiques.
50 sites
Étampes, Sainte-Geneviève-des-Bois, CMP et sites annexes
1 600 personnels
dont 125 médecins
777 lits et places
sur l'ensemble du territoire couvert
Les enjeux
Avant CEVEOP, le suivi du parc reposait sur des données vieillissantes et des saisies manuelles, sur un périmètre trop large pour une équipe réduite.
- Un inventaire physique obsolète, non fiable
- Aucun outil dédié pour le suivi des actifs non biomédicaux
- Une équipe réduite, pour qui le suivi manuel était devenu trop chronophage
- Une absence de rapprochement physico-comptable
Sur l'écart entre terrain et comptabilité, voir notre analyse inventaire physique et inventaire comptable.
La solution mise en place
Module déployé : Inventaire, avec une interface vers l'inventaire comptable de l'établissement.
Inventaire terrain sur smartphone
L'inventaire est réalisé en ligne, sur mobile, directement sur le terrain par les équipes présentes sur chaque site, sans passer par un tableur intermédiaire.
Suivi des mouvements entre services
Chaque déplacement d'équipement d'un service ou d'un site à un autre est enregistré, ce qui évite de reconstituer la localisation du matériel a posteriori.
Visibilité en temps réel sur l'intégralité du parc
Les équipes disposent d'une vue consolidée sur les 50 sites, sans avoir à solliciter chaque implantation pour connaître l'état du parc.
Interface entre l'inventaire comptable (CPAGE) et l'inventaire physique
Le rapprochement entre les immobilisations enregistrées dans CPAGE et les équipements réellement présents sur le terrain devient une donnée disponible, plutôt qu'un exercice de reconstitution.
Les résultats obtenus
Un circuit de gestion automatisé, et un parc entièrement localisé sur les 50 sites de l'établissement.
-30 %
de temps de gestion grâce à l'automatisation du circuit
35 000
équipements inventoriés et localisés
Pour aller plus loin
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Comment inventorier un parc matériel réparti sur plusieurs sites géographiques ?
Un inventaire terrain réalisé via une application mobile, avec identification rapide de chaque équipement, permet de couvrir plusieurs sites sans mobiliser une équipe dédiée à temps plein sur cette seule tâche.
Qu'est-ce que le rapprochement physico-comptable et pourquoi est-il nécessaire ?
Il s'agit de vérifier que les équipements réellement présents sur le terrain correspondent à ce qui est enregistré dans le système comptable. Sans ce contrôle régulier, les écarts s'accumulent et compliquent les audits.
Comment gérer l'inventaire des actifs non biomédicaux dans un établissement de santé ?
Le mobilier, l'électroménager ou le matériel non médical nécessitent un suivi spécifique, souvent absent des outils orientés dispositifs médicaux. Un inventaire généraliste couvrant toutes les catégories d'actifs évite les angles morts.
Combien de temps prend un inventaire physique complet dans un établissement multi-sites ?
Le temps dépend de la taille du parc et du nombre de sites, mais l'automatisation du circuit de gestion (saisie mobile, synchronisation automatique) peut réduire significativement le temps de gestion par rapport à un suivi manuel sur tableur.
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